Pisanie oficjalnego maila, wiąże się z obowiązkiem przestrzegania kilku podstawowych zasad. Ich znajomość jest istotna w kwestiach biznesowych i urzędowych, dlatego warto się z nimi zapoznać.

W codziennej korespondencji mailowej, nie zawsze przywiązujemy wagę do formy, jednak pisanie oficjalnego maila, to już inna procedura, do której realizowania potrzebna jest odpowiednia wiedza. Wiele osób popełnia mnóstwo błędów w oficjalnych mailach. Nagminne jest, na przykład, zapominanie o wpisywaniu tematu maila, pomimo, że kierowany jest on do firmy czy instytucji. Tego typu zachowanie może prowadzić do problemów z właściwym odczytaniem wiadomości czy nawet jej zagubieniem, a nawet usunięciem. Brak tematu w korespondencji elektronicznej wprowadza chaos – bez sprecyzowania treści zapytania czy powiadomienia, mail jest trudny do zdefiniowania przez odbiorcę.

Pisanie oficjalnego maila – odpowiednie reguły i schemat

Kolejny etap to odpowiednie powitanie. Formalna korespondencja obliguje nas do używania odpowiednich sformułowań. Na pewno nie będzie nim słowo „Witam”, które przynależne jest wyłącznie gospodarzowi.

Gdy zwracamy się do adresata, w oficjalnym mailu, używamy zazwyczaj zwrotów:

• „Szanowny Panie”,
• „Szanowna Pani”,
• „Szanowni Państwo”.

W dalszej korespondencji, do tych samych adresatów, możemy mail zaczynać już słowami „Dzień dobry” i to bez względu na porę dnia. Pamiętajmy, by po tym zwrocie nie stawiać nigdy wykrzyknika. Słowa Pan/Pani piszemy zawsze z dużej litery.

pisanie oficjalnego maila – poważny ton

Treść maila służbowego powinna być utrzymana w poważnym tonie. Nie używamy kolokwializmów czy emotikonów. Staramy się o przejrzystość treści i unikamy skrótów myślowych. Równie ważną kwestią jest sposób podpisywania maila formalnego. W popisie powinno się znaleźć słowo „Pozdrawiam” oraz pełne imię i nazwisko nadawcy oraz inne jego dane np. nazwa i adres firmy, adres zamieszkania, numer telefonu czy NIP. Po słowie „Pozdrawiam” nie stawiamy przecinka. Dopuszczalne są również bardziej eleganckie formy zakończenia maila, typu: „Z wyrazami szacunku”’ czy „ Z poważaniem”.

Tworzenie oficjalnych maili jest czynnością, wymagającą staranności i znajomości pewnych zasad. W dzisiejszych czasach dominacji korespondencji mailowej, zarówno tej w sferze prywatnej, jak i formalnej, wiedza o pisaniu oficjalnych maili jest koniecznością.